Medir a eficiência e a eficácia dos processos e operações da área fiscal por meio de indicadores e metas não é mais uma tendência: é necessidade. A gestão de tributos, especialmente no Brasil, demanda, cada vez mais, uma abordagem estratégica, alinhada aos objetivos de negócio e aos modelos operacionais das empresas, na busca por excelência e melhor performance econômica e financeira. Entenda.

Nas últimas décadas, o aumento da carga tributária, da complexidade normativa e, mais recentemente com a aprovação da Reforma Tributária do Consumo, a área de tax vem ganhando cada vez mais importância para as empresas que buscam performance. Se antes a gestão de tributos se resumia a operações relacionadas à apuração e pagamento de impostos, hoje ela demanda uma abordagem estratégica, alinhada aos planos de negócio. A gestão de tributos passa a ser cada vez o resultado de um planejamento estratégico e financeiro e execução operacional. O Custo Tributário de cada negócio vem se tornando cada vez menos uma consequência pouco previsível e cada vez mais o resultado de um planejamento executado com excelência.. 

Essa mudança de paradigma é fruto da própria dinâmica do mercado – cada vez mais competitivo – e da transformação digital, que vem viabilizando por meio da democratização de tecnologia emergentes o acessos a dados e softwares que facilitam as análises e acompanhamento dos resultados, alem de automatizarem a execução das ações planejadas (como, por exemplo o recolhimento correto ou a declaração sem erros).

Assim, a gestão estratégica de tributos requer não só conhecimento de normas tributárias, mas também a habilidade de analisar dados e projetar cenários e de  administrar os processos e operações, internos e externos, que influenciam a carga tributária final da empresa. 

Este é um trabalho ancorado no time de gestão que, além de apurar e recolher impostos, precisa dar suporte à expansão do negócio mirando nos objetivos organizacionais. E, claro, definir indicadores fiscais e metas para impostos.

E como estruturar os processos de impostos para potencializar os resultados do negócio? É aí que entram os indicadores para a área fiscal, tema deste artigo. Continue a leitura e saiba como definir KPI’s que permitam mensurar a eficiência e eficácia das atividades fiscais e apoiar o planejamento estratégico do negócio.

O que são indicadores fiscais?

Indicadores fiscais, ou KPI’s (Key Performance Indicator, Indicadores-Chave de Performance) da área fiscal, são métricas usadas para medir a eficiência da gestão de tributos de uma empresa e de sua capacidade de seguir planos em busca de melhores resultados. 

Líderes e gestores de diferentes empresas podem ter ideias divergentes sobre o que é sucesso para a área de tax; afinal, as atividades fiscais são abrangentes e complexas, assim como as particularidades dos segmentos de atuação. Mas existem alguns indicadores que se aplicam a praticamente todas as organizações. 

O uso de indicadores para a área fiscal é muito importante para uma gestão estratégica de impostos. A partir daí, as empresas conseguem analisar processos e desempenho para otimizá-los, melhorando os resultados e reduzindo erros. É também uma maneira de garantir compliance. 

KPI’s para impostos: quais os indicadores fiscais mais relevantes?

Para elencar e fazer uma análise dos principais indicadores fiscais, podemos dividi-los em:

1. Indicadores relacionados a CUSTOS fiscais;
2. Indicadores fiscais relacionados a RISCOS;
3. Indicadores relacionados à EFICIÊNCIA e EFICÁCIA dos processos fiscais.

Saiba mais sobre cada uma dessas categorias de indicadores fiscais a seguir.

1. Indicadores relacionados a CUSTOS fiscais

Uma das missões da área de tax é reduzir a carga tributária ou minimizar o impacto da tributação no caixa e na margem de lucro. 

É possível definir indicadores fiscais para gerenciar os custos com tributos:

• Taxa efetiva de imposto: este indicador mede quanto de tributos a empresa está efetivamente pagando, analisando tanto os valores absolutos quanto a proporção em relação ao orçamento empresarial.
• Gastos além dos tributos: este indicador mede outros gastos relacionados ao pagamento de impostos, como multas e juros por erros ou atrasos, custos com sistemas, pessoas, consultores e advogados. Isso possibilita uma visão mais clara sobre a necessidade de melhorar os processos internos na área de tax.

2. Indicadores fiscais relacionados a RISCOS

Riscos financeiros, de perdas financeiras significativas, e riscos à reputação, como menções negativas na imprensa, mídias digitais e sociais que causam danos à marca, são os mais críticos para o setor fiscal. 

Para minimizar os riscos, os indicadores fiscais podem incluir:

• Valor acumulado de contigências contabilizadas e não contabilizadas;
• Frequência e magnitude dos ajustes de auditoria;
• Notas fiscais eletrônicas rejeitadas;
• Quantidade e valor de autuações recebidas;
• Quantidade e valor de autuações por erro de preenchimento de declarações;
• Percentual de cumprimento de requisitos de substância econômica;

3. Indicadores relacionados à EFICIÊNCIA e EFICÁCIA dos processos fiscais

O uso da tecnologia na área de tax (Tax Transformation) possibilita às empresas administrar a área de impostos com agilidade e excelência, para assegurar o compliance e, principalmente, fomentar as demais áreas do negócio com dados, informações e insights estratégicos para a tomada de decisões. 

Os indicadores de performance do departamento fiscal devem avaliar se a tecnologia, os processos e as pessoas estão trabalhando de forma eficiente para entregar os resultados desejados.

Alguns indicadores:

• Tempo gasto em conformidade e relatórios vs. atividades estratégicas;
• Custo operacional total em relação a outras funções e orçamento da empresa;
• Níveis de adoção de tecnologia empresarial existente para impostos;
• Frequência de melhorias de processo e tecnologia em impostos;
• Níveis de treinamento em tecnologia;
• Índice de créditos não aproveitados tempestivamente
• Aderência às teses judiciais;
• Aproveitamento de benefícios fiscais disponíveis; 
• Tempo de realização de saldos credores

Outras formas de definir indicadores (KPI’s) e metas para impostos

Definir indicadores e metas para tributos favorece o engajamento das pessoas para resolver problemas e entregar resultados. Ou seja, é essencial para empresas que buscam performance.

A definição de indicadores e metas também pode ser feita respeitando as atribuições das equipes do time de gestão de impostos, como exemplificamos a seguir:

Função Operacional

• Indicadores de apuração correta e pagamento no prazo dos tributos;
• Indicadores de reconciliação contábil dos saldos das contas de impostos 
• Redução de erros;
• Manutenção das certidões negativas de débitos fiscais;
• Participação em projetos estratégicos;
• Cumprimento das obrigações corretamente e no prazo.

Função Tática

• Atingimento dos resultados projetos de Ebitda e caixa de impostos;
• Metas relacionadas a gestão da equipe e aos recursos de tecnologia;
• Engagement, treinamento e desenvolvimento do time; 
• Projetos de eficiência e inovação com adoção de tecnologia;
• Suporte a projetos estratégicos de negócio (M&A, reestruturações, novos negócios, etc);
• Projetos de atendimento a regras e normas tributárias.

Função Estratégica

• Planejamento estratégico de impostos para os próximos 1, 3 e 5 anos;
• Resultados efetivos dos tributos: alíquota efetiva e fluxo de caixa de impostos, capturas de incentivos fiscais, etc;
• Acompanhamento e análise de resultados (metas de disclosure, de acurácia de forecasts e análises de cenários);
• Projetos de eficiência na gestão de impostos. 
• Aderência às estratégias tributárias que afetam preço, custo e fluxo de caixa (para processos de Vendas e Suprimentos)

A importância da definição e análise dos indicadores fiscais

Lidar com a área de impostos como um núcleo fundamental do negócio, a ser administrado estrategicamente, com ferramentas adequadas, conhecimento (técnico e de negócios) e capacitação do time, pode tornar a organização competitivamente muito superior. E não existe gestão estratégica sem indicadores de resultados e sem metas.

Funcionando como elemento essencial da gestão de negócios, a área fiscal passa a ter atribuições que impactam diretamente nos resultados da empresa.

A definição de indicadores para a área fiscal possibilita não somente analisar periodicamente as métricas relacionadas à carga tributária, como também: 

• Atuar nas decisões estratégicas com foco na carga tributária;
• Gerar dados para embasar a precificação de produtos e serviços;
• Orientar o negócio para o melhor aproveitamento de benefícios fiscais;
• Buscar o menor custo fiscal na gestão do caixa, dívidas e derivativos;
• Mapear as operações e atividades internas que influenciam na carga tributária;
• Acompanhar periodicamente as mudanças nas legislações e reorientar o negócio;
• Revisar periodicamente sua estrutura de capital e societária;
• Gerir periodicamente as escolhas permitidas pela legislação conforme o planejamento estratégico do negócio.

Os indicadores que sua equipe vai medir vão depender dos objetivos e características do negócio. O importante é promover essa cultura data-driven, que usa dados e análises para medir resultados, gerar insights e embasar a tomada de decisões em todos os níveis, buscando melhorar a performance e alcançar os objetivos organizacionais. Os melhores KPIs são aqueles que rastreiam e medem os números, tendências e percepções mais relevantes para a empresa.

Nesse sentido, o uso de soluções digitais pode ser elemento chave. Afinal, mais do que automatizar processos, a tecnologia torna mais ágil o acesso às informações e a geração de relatórios.

Indicadores e metas para a área fiscal: como a Nutax pode ajudar sua empresa nessa jornada?

Aqui, na Nutax, acreditamos que empoderar o time de Gestão de Impostos com tecnologia, dados e conhecimento é o caminho para se obter a melhor performance, a menor carga tributária e o compliance ideal. 

Nossos serviços e soluções foram desenvolvidos para transformar a gestão estratégica de tributos nas empresas e entregar resultados, usando esses pilares. 

Juntamos nossa experiência como gestores e consultores fiscais em empresas de vários tamanhos e segmentos com o mindset da cultura ágil, do design thinking e da gestão baseada em dados para propor soluções rápidas e aderentes, com foco na experiência do usuário, sem distorcer processos de negócios, usando a nossa plataforma Taxboard.

Se sua empresa precisa de assessoria para planejamento estratégico, definição de indicadores fiscais e metas para impostos, podemos assessorá-la nessa jornada.

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