Gerir impostos é uma das tarefas mais difíceis da atividade empresarial no Brasil. Tecnologia e dados podem facilitar a jornada, mas o uso de dados em larga escala para fazer uma gestão de tributos com base em dados ainda é um desafio para profissionais da área. Por quê? Entenda.

Conhecer profundamente a tributação do negócio e de suas operações pode mostrar oportunidades de ter uma carga tributária menor, e consequentemente um resultado melhor, em termos de lucro e fluxo de caixa, administrando riscos ou capturando oportunidades. É por esse motivo que as companhias estão, cada vez mais, avançando no movimento chamado de tax transformation e adotando tecnologias e ferramentas para efetivar uma gestão de tributos com base em dados e experiência do usuário. Afinal, ter acesso ágil a informações úteis e compreensíveis sobre como a carga tributária afeta resultados pode viabilizar a inclusão da variável “tributo”na tomada de decisões estratégicas e de negócio.

A importância dos dados para a área fiscal e para os negócios é consenso. Mas, para grande parte das empresas, ainda é difícil implementar uma gestão de impostos baseada em dados. 

Com base na experiência que temos ao longo desses anos atuando como gestores e consultores, listamos os principais desafios que as empresas enfrentam para implementar uma cultura de gestão de tributos com base em dados:

1. A complexidade da legislação tributária e das regras fiscais no Brasil;
2. Priorização de outras áreas de negócios quando o assunto é tecnologia e projetos de BI;
3. A dificuldade de encontrar soluções digitais adequadas.

1. Legislação tributária e regras fiscais no Brasil

No Brasil, a carga tributária pode levar mais de 30% do valor gerado de receitas, e estrutura de tecnologia e recursos humanos que as empresas precisam montar para lidar com a burocracia consome cerca de 1,5% 1,5% do seu faturamento anual.

Os tributos são decorrentes da lei, o que pode nos levar a pensar que não há outra alternativa para uma empresa séria senão apurá-los e pagá-los no prazo, sem avaliar se poderia ter economizado neste processo. Mas a verdade é que sim, é possível planejar os negócios e configurar as operações em um modelo que busque uma tributação menos onerosa, apostando em uma gestão estratégica de impostos.

Mas para isso, é fundamental que as empresas conheçam os detalhes dos tributos que pagam sobre cada um dos seus produtos, serviços ou direitos negociados. Apenas assim é possível planejar compras, vendas e contratos conforme os modelos menos gravosos, previstos na legislação.

A grande questão é que, no Brasil, é enorme a quantidade de regras fiscais a serem acompanhadas (46 novas regras por dia útil). Essa complexidade torna a missão de organizar e, principalmente, de interpretar os dados fiscais é muito difícil  e o acesso a informações, complexo e doloroso.

Para se entender a carga tributária de um produto ou serviço é preciso que se entenda não apenas os tributos incidentes sobre sua receita, mas também o custo embutido nos recursos consumidos para que a receita seja gerada. A legislação, construída para tentar mapear e controlar cada etapa de uma cadeia produtiva, é extensa e muito difícil de ser interpretada. Tudo no universo tributário, desde a linguagem até os códigos, parece ter sido pensado para que apenas poucas pessoas sejam capazes de compreender. 

Além disso, os softwares e ferramentas utilizados pelos operadores fiscais não foram idealizados para facilitar a tomada de decisão, mas sim para o cumprimento de obrigações infinitas. 

Os cadastros de materiais, produtos e serviços demandam inúmeros campos que se relacionam entre si, o que gera uma grande exposição a erros nas bases de dados. 

Isso tudo, faz com que a simples tarefa de montar um relatório – que seja capaz de explicar o custo tributário de uma filial ou de um produto – seja uma tarefa desafiadora e trabalhosa, principalmente se feita sem o uso de tecnologia e design. 

2. Priorização de outras áreas de negócios em projetos de BI

Para implementar um modelo de gestão de impostos baseado em dados, é preciso considerar informações geradas por todos os eventos econômicos e financeiros da organização, suas operações e resultados, lançando para a área de tax um olhar estratégico. 

A tecnologia é uma grande aliada, mas há uma questão que pode complicar a jornada: a gestão de impostos não é vista, na maioria das vezes, como área estratégica de negócio, mas sim como back-office. Assim, as áreas de TI (Tecnologia da Informação) e de Dados das empresas muitas vezes precisam priorizar os projetos de vendas, logística, financeiro, etc, em detrimento da área fiscal. 

Não custa lembrar que o custo de cumprimento de obrigações acessórias já consome parte relevante do orçamento de TI, e isso agrava a situação dos projetos de inteligência de dados. 

Somado a isso, quando os projetos de BI – Business Intelligence priorizam a gestão de tributos com base em dados, muitas vezes acabam falhando, porque:

• Definem escopos muito ambiciosos e complexos; ​
• Têm dificuldades com as fontes de dados (por conta do número de campos, o cadastro fiscal das empresas dificilmente é mantido adequadamente); ​
• Há falta de engajamento do negócio por dificuldade de compreensão da linguagem fiscal​;
• Produzem relatórios que não geram valor para o negócio, apenas repetem Excel e Power Point;​
• A percepção de retorno sobre o investimento é prejudicada, o que gera o descrédito para as iniciativas de BI para Tax.

3. Dificuldade de encontrar soluções digitais adequadas

Não é fácil encontrar no mercado soluções digitais adequadas, capazes de coletar e organizar dados fiscais automaticamente, a partir de arquivos XML e SPED, de forma segura e sem complicar a rotina da área fiscal.

A solução precisa considerar informações geradas por todos os eventos econômicos e financeiros da organização relevantes para a análise, suas operações e resultados. Só assim a tomada de decisões relacionadas a impostos pode ser feita de forma assertiva, mirando objetivos alcançáveis e mensuráveis. 

A grande maioria dos softwares não é pensada a partir da jornada do usuário, mas sim dos requisitos exigidos pela legislação que precisam ser cumpridos. Ou alguém aqui ama a interface do seu EPR tanto quanto do seu aplicativo favorito de delivery ou de streaming de música? 

Esses foram os motivadores para que criássemos, aqui na Nutax, o Taxboard. 

O Taxboard é uma Platform as a Service que funciona como um DaaS Fiscal. O objetivo desse serviço de dados é ingerir, organizar e transformar dados fiscais de ICMS em informações relevantes, que possam gerar insights aplicáveis e orientar a tomada de decisões de negócio nas companhias, em busca da melhor carga tributária e do compliance ideal. 

Usando um grande volume de dados de ICMS (big data fiscal) gerados pela própria companhia, a partir da emissão e recebimento de notas fiscais e obrigações acessórias, a plataforma traduz a complexidade das regras da legislação tributária em indicadores numéricos. Assim:

• Viabiliza o uso de dados e informações relevantes pelas diversas áreas da empresa;
• Possibilita a análise das operações que influenciam a carga tributária do negócio;
• Conduz as equipes na jornada de melhoria contínua de resultados.

O Taxboard concentra dados fiscais de ICMS e facilita o acesso a dados organizados. Ou seja, dá acesso rápido e digital a Data & Analytics, incluindo detalhes de operações em nível de itens de notas fiscais, sem que seja necessário acessar os documentos ou softwares transacionais. 

Por que fazer uma gestão de tributos com base em dados?

Otimizar resultados, este é o principal motivador para empresas que incorporam a cultura data-driven e usam os dados de forma integrada, englobando diferentes unidades de negócio, processos e operações. 

Isso requer o uso de ferramentas digitais capazes de coletar, organizar e centralizar dados relevantes, que vão apoiar decisões estratégicas.

A gestão de tributos com base em dados:

• Facilita a compreensão dos resultados das decisões de negócio; ​
• Possibilita o acompanhamento de metas e resultados e o monitoramento de indicadores ;​
• Viabilizada a identificação de oportunidades e mitigação de riscos;
• Fortalece da cultura de análise, planejamento e performance;​
• Difunde conhecimento fiscal para os líderes de negócio.

Por isso, a partir da identificação das dores e desafios de nossos clientes, construímos nossa proposta de valor para a gestão de tributos com base em dados. Ela foi pensada a partir do processo de análise que executamos em trabalhos realizados em grandes empresas e adota conceitos de design e desenvolvimento ágil, para gerar valor para o usuário logo no início da jornada.

Nossa oferta de valor é baseada nos seguintes fundamentos:

• Nossos relatórios são consumidos em Microsoft PowerBI, que oferecem ótima experiência a custo acessível;​
• Fontes de dados: partimos da estrutura dos arquivos do SPEDs e NFe’s, encurtando muito o caminho de acesso; ​
• Construímos relatórios que utilizem a nomenclatura gerencial dos clientes e estejam relacionados às metas e desafios da organização (mantendo a linguagem técnica em background)​
• Selecionamos e recomendamos indicadores que facilitem a compreensão pelo leitor dos relatórios e viabilizem insights executáveis.

Ao longo da nossa relação, ajudamos nossos clientes a incorporar em sua rotina a gestão de impostos com base em dados.

A Nutax Digital está pronta para ajudar você com soluções que viabilizam uma gestão de impostos com base em dados. 

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