Problemas no Recebimento Fiscal podem resultar em perdas econômicas, descumprimento de obrigações fiscais e pendências contábeis. Saiba como evitar erros e otimizar o processo.

O Recebimento Fiscal, processo que ocorre a partir da chegada na empresa de um produto ou bem adquirido de um fornecedor, é uma rotina comum nas empresas. Dele dependem todas as demais operações; afinal, se não entrar a nota fiscal, não entra a matéria-prima, ou a mercadoria para revenda, ou o frete. 

Apesar de ser um processo simples, o Recebimento Fiscal demanda atenção e cuidado. Uma série de etapas acontecem entre diversos setores da empresa – tributário, fiscal, financeiro, suprimentos e almoxarifado e se tratando de uma grande cadeia, muitos erros podem acontecer.

Entenda os principais gargalos e saiba como evitá-los. 

Erros mais comuns no processo de Recebimento Fiscal

Os erros no recebimento fiscal podem trazer danos relevantes para as empresas. Quem faz gestão de impostos no Brasil provavelmente já se deparou com notas fiscais lançadas incorretamente nos sistemas e que, por isso: 

• Ficaram de fora da base de créditos; 
• Foram para uma base de créditos indevidos; 
• Não tiveram os tributos retidos corretamente;  
• Não tiveram o diferencial de alíquotas do ICMS recolhido.

A velocidade com que os processos fabris, comerciais e de serviços precisam acontecer, associados à complexidade da legislação, fazem com o cadastramento de fornecedores, materiais, a colocação de pedidos, o recebimento físico e o Recebimento Fiscal sejam executados com falhas que resultam em perdas graves de eficiência no processo logístico e principalmente no processo fiscal.  

Por isso, empresas que recebem grandes volumes de notas fiscais, ou cujo processo de recebimento ainda é manual, ou ainda que executam grandes projetos de investimento em Capex, devem fazer um trabalho periódico de revisão de seus cadastros, parâmetros, processos e ferramentas utilizadas, para garantir que esse processo, tão importante, de Recebimento Fiscal esteja funcionando corretamente.  

Os principais problemas nesse processo podem ser detectados pelas equipes de apuração de impostos ou da Contabilidade, no processo de conferência das apurações ou na conciliação contábil.  

Para ter o processo de Recebimento Fiscal em dia é preciso ter:

• Os cadastros de itens e fornecedores consistentes e atualizados na frequência adequada; 
• Um ERP e/ou sistema de apuração de impostos com parâmetros corretos e atualizados (e com integrações confiáveis); 
• Um processo de melhoria contínua e transformação digital das operações (tax transformation), a partir das ocorrências e problemas reais detectados no dia-a-dia; 
• Ter um processo gerido com uma equipe bem treinada, motivada e orientada para tecnologia e resultados; 

A Nutax Digital usa tecnologia e inteligência humana para: 

1. Identificar problemas reais refletidos nos SPEDs, notas fiscais e bases de dados contábeis;  
2. Analisar causas raízes e priorizar soluções;  
3. Revisar os parâmetros fiscais de cadastros e transações de ERPs; 
4. Criar indicadores para monitorar a saúde do processo; 
5. Treinar as pessoas envolvidas, que vão garantir a qualidade do processo (Suprimentos, Cadastros, Logística, Contas a Pagar, Gestão de Impostos e Contabilidade). 

Seja no contexto de projetos de mudança ou atualização de ERPs ou em projetos de revisão de processos operacionais, a dica valiosa é estar sempre atento aos erros apontados pela equipe e atento à saúde do processo de Recebimento Fiscal. Não é raro vermos empresas comemorando o levantamento de créditos de impostos porque as notas haviam sido lançadas incorretamente. Não se iluda: esses créditos já deveriam ter sido apropriados à época. A empresa pagou mais imposto do que precisa e gerou menos caixa!  

Precisa de um software robusto para gestão de cadastros e Recebimento Fiscal? 

Existem algumas soluções no mercado que podem auxiliar no processo de recebimento e gestão, que teremos prazer em te apresentar. E cuidado com mais essa armadilha: qualquer software (por melhor que seja!) sem um processo bem construído e bem gerido, por pessoas qualificadas e motivadas, não resolverá seu problema. 

Softwares caros, que prometem resolver problemas complexos de gestão de impostos, são bons apenas para os seus vendedores!  

Na Nutax temos um time de experts em impostos e consultoria de gestão para te ajudar a conduzir projetos complexos de revisão de processos de Recebimento Fiscal e outros desafios com impostos, tudo com base em dados, adoção de tecnologia e conhecimento humano. 

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