Riscos e Desafios da Inovação na Gestão de Impostos

Riscos e Desafios da Inovação na Gestão de Impostos

maio 30, 2022

A maioria das grandes empresas possuem programas de Open Innovation ou Business Hacking (Distrito, Innovation Latam, 100 Open, etc.), como chamam, que tem como objetivo abrir seus problemas para que startups tentem resolver.
Esses programas demandam investimento de dinheiro e tempo relevantes dos executivos de uma organização.
Apesar disso, quando olhamos para o ambiente com o qual uma startup é recebida para trabalhar em uma grande corporação, percebemos que além da iniciativa dos programas de inovação aberta, o sucesso de soluções inovadoras depende de alguns poucos elementos adicionais que podem ser decisivos na hora de testar a solução de uma startup para um grande problema.
Alguns desafios são imprevisíveis e fazem parte do processo de inovação. Outro, porém pode ser superados e administrados.
Com base na nossa experiência, elencamos alguns dos principais riscos e inimigos da inovação com tributos:

 

1. Dificuldade de obtenção dos dados corretos

Obter os dados corretos pode ser um grande desafio em dois aspectos:

(i) para se realizar uma análise de carga tributária, um desafio que surge é QUAIS DADOS UTILIZAR na análise. Um exemplo é a diferença entre a base de cálculo e o total da nota, que podem apresentar variações.

(ii) para se construir um relatório funcional e atualizável, é preciso conseguir o acesso aos dados necessários, que diante das regras de segurança e da ocorrência de demandas do time da TI interno, pode ser uma tarefa árdua. Muitas vezes um único sistema não possui todos os dados e é preciso buscá-los em outros sistemas, o que torna o desafio ainda maior.

Some a tudo isso as dificuldades dos grandes volumes de dados (BIG DATA), na medida em que grandes empresas geram milhões de registros que precisam ser analisados para que os insights de negócio sejam gerados, implementados e gerem resultado.

 

2. Dificuldade para estruturar os dados

Em geral, boa parte do tempo dedicado à análise de dados é gasto com a estruturação. Para um conjunto de dados ser útil em uma análise eficaz, é necessário inicialmente limpar, ordenar e categorizar. Apesar dessas serem atividades iniciais, elas são fundamentais na definição da estrutura otimizada que possibilitará o controle e extração de oportunidades e insights. Dessa forma, desde o início a visão do que se quer extrair dos dados, o que é necessário analisar e como analisar precisa estar clara, pois facilita na estruturação de uma base de dados eficiente aos seus fins.

No mundo tributário, essas atividades de estruturação dos dados também exigem um profundo e detalhado conhecimento na forma como os dados já estão estruturados em suas fontes e como se relacionam. Podemos citar como exemplo a estrutura completa de um SPED ou do XML da nota fiscal eletrônica e a forma como tais estruturas se relacionam entre si.

 

3. Seleção dos dados relevantes para análise tributária

As ferramentas e relatórios de Business Intelligence (BI) podem ser aplicadas para algumas finalidades relevantes e distintas entre si, como análise de carga tributária, de cumprimento de regras, ou de outros aspectos da operação de uma empresa.
Para que os relatórios gerem retorno sobre o investimento, uma tarefa que pode ser complexa e time consuming é a definição dos dados relevantes, que demanda as seguintes etapas:

– definidos indicadores a serem acompanhados (ex. ICMS a Recolher total);

– da memória de cálculo para se obter cada um dos indicadores (ex: somatório dos valores informados no Bloco XYZ);

– da melhor fonte para se obter os dados necessários (ex: Sped Fiscal, NFe’s ou outro);

– do campo correto de acordo com dado buscado;

No processo de transformação para um modelo de gestão baseado em dados, essas tarefas podem representar um grande desafio, na medida em que as pessoas da organização com o conhecimento necessário podem ter sua agenda tomada com assuntos de maior urgência (ainda que não mais importantes).

Para mitigar esse risco nossa dica é começar com um MVP e utilizá-lo para avaliar sua capacidade de endereçar essas tarefas fundamentais em todo BI para tributos.

 

4. Limitações de Segurança

A transformação digital da gestão tributária (tax transformation) não tem privilégio quando o tema é barreiras da Segurança da Informação. Esse tema sempre foi e se tornou ainda mais relevante nos últimos tempos para as grandes, médias e pequenas corporações.

Apesar de sua seriedade e importância, os protocolos de segurança podem representar um desafio importante à inovação.
Preocupações com segurança pode resultar em duas abordagens que dificultam o sucesso:

• Controle excessivo: pode desestimular a inovação e levar ao chamado “shadow IT”. Não é raro encontrarmos organizações que sequer conseguem testar uma solução inovadora por requisitos de segurança, ou cujo custo de atendimento torna inviável economicamente uma solução que poderia claramente trazer benefícios concretos.

• Falta de controle: pode desestimular a inovação pelo receio que a falta de segurança naturalmente representa, ou pode levar a incidentes que igualmente afastarão a organização de testar novas tecnologias ou aplicativos.

Para mitigar esses riscos, a computação em nuvem é mandatória e, nesse ambiente, instituições como o Gartner* têm algumas recomendações para o sucesso:

1. Divida a infraestrutura em ambientes de cloud desconectados para experimentação e ambientes de produção com controles rígidos.
2. Aplique procedimentos de segurança e compliance no ömboarding da solução, após serem testados no ambiente de experimentação
3. Implemente uma função de “Operação de Nuvem”, que atue como um time de produto e seja capaz de receber novas soluções viabilizando seu benefício econômico para a empresa sem deixar de observar os requisitos de segurança.

Além dessas recomendações, uma reflexão que pode ajudar a mitigar o risco de desestimular inovações é a de que, com a substituição dos modelos tradicionais para a computação em nuvem, e o florescimento da transformação digital nas organizações, os processos de segurança merece ser reavaliados para acompanhar os riscos e demandas do negócio na era cloud native.

 

5. Limitações para explorar

A inovação corporativa, nasce muitas vezes de usuários inquietos que testam novas tecnologias para resolver velhos problemas no negócio ou para buscar formas de entregar mais resultados em seu papel.

Nesse contexto, muitas vezes nos deparamos com profissionais curiosos e inquietos para testar um novo software ou uma nova metodologia, mas que encontram barreiras no ambiente corporativo.

Por vezes nos deparamos com soluções inovadoras que oferecem inclusive licenças gratuitas robustas para teste, mas que acabam não sendo testadas em grandes empresas por limitações de diversas naturezas.

A necessidade de governança e segurança de tecnologia é uma necessidade indiscutível e não negociável para qualquer negócio. Também não se discute a economia da escala proporcionada pela padronização das plataformas corporativas e pela escolha de ferramentas padrão.

Mas nós vemos na prática que é possível conciliar esse valor tão relevante com uma infraestrutura de inovação que permita aos usuários corporativos testarem as novas tecnologias oferecidas pelo mercado nos processos da empresa.

Quando grandes organizações conseguem ouvir genuinamente seus agentes internos de inovação acabam percebendo que, com um pouco de investimento, é possível proporcionar um ambiente de experimentação de onde surgem soluções incríveis para o negócio.

 

6. Definição dos benefícios esperados

Um dos principais desafios em projetos de inovação com dados para gestão de impostos é a definição de quanto investir e qual o retorno esperado sobre o investimento.

Essa tarefa é das mais importantes porque, caso não haja um excelente alinhamento entre o time de impostos e a administração financeira da empresa, o investimento pode acabar não sendo aprovado.

Por vezes ainda, mesmo após aprovado o investimento e concluído o projeto, as ferramentas adquiridas podem ser descontinuadas pela organização, caso esta não tenha claros os benefícios esperados e obtidos pela iniciativa de inovação.

Por isso, observamos que, quando a empresa consegue definir e quantificar a expectativa de resultado a ser entrega pelas novas ferramentas, e quando esses resultados começam a aparecer, as chances de que a organização introduza a gestão de tributos baseada em dados em sua maneira de agir, é consideravelmente maior. E, dessa forma, a transformação trazida pelas novas tecnologias acaba por se fixar na cultura de gestão da empresa.

Por isso, uma tarefa fundamental para o sucesso de iniciativas de inovação com dados para impostos é a definição e negociação interna dos benefícios esperados.
Nessa tarefa, as empresas que buscam usar as ferramentas para aumentar o Ebitda, o Lucro Líquido e/ou fluxos de caixa costumam ter mais êxito na jornada de transformação.

 

7. Conhecimento do domínio

O conhecimento das leis tributárias é um recurso escasso na grande maioria das organizações.

Um profissional completo de gestão de tributos precisa de tempo e investimento para se formar. Além de conhecimento do próprio negócio e da legislação tributária, esse profissional (como já tratamos em outros posts) precisa de uma série de outras competências (contabilidade, finanças, tecnologia, SPED, etc) para ser capaz de suportar a organização nos desafios impostos pela legislação.

Isso tudo faz com que esses profissionais sejam escassos no mercado.

Além disso, considerando essa falta de bons profissionais disponíveis, um problema grave que desafia as empresas é a alta rotatividade (turn-over) de pessoas da área fiscal.

Em um projeto de inovação com dados para tributos, esse desafio se intensifica, porque, para se implantar um modelo eficiente, é preciso grande conhecimento técnico tributário, ou o que os profissionais de desenvolvimento costumam chamar de CONHECIMENTO DO DOMÍNIO.

Uma parte desse desafio pode ser superada com bons parceiros de tecnologia e consultoria na jornada de inovação. Outra parte precisará, invariavelmente, ser endereçada pela empresa com um programa adequado de recrutamento e desenvolvimento específico para a área.

A boa notícia é que, no próprio processo de construção da inovação, muitos profissionais absorvem o conhecimento e ficam para a empresa como um legado indireto do processo.

 

8. Limitações Regulatórias

As regulações normativas executam um papel importante na sociedade organizada. Quando bem desenvolvidas, orientam, protegem e facilitam processos e projetos. Quando excessivas, burocráticas e desconexas, tendem a dificultar a inovação.

Provavelmente, o desafio da vez tem sido a LGPD. Se por um lado a regulação pode proporcionar transparência e gerar confiança no uso dos dados pessoais, por outro pode gerar excesso de zelo pelo temor às penalidades e, assim, burocratizar e desacelerar o desenvolvimento de soluções digitais.

Uma saída para driblar a armadilha do excesso, é tentar entender o “espírito da lei” reguladora, ou seja, o real motivo de sua existência e o que ela quer proteger, para ter claro o que é importante de ser feito e o que vai saturar a solução. No caso da LGPD, em função de diversos escândalos envolvendo o uso indevido de dados pessoais, a regulação se fez necessária.

Nos processos de desenvolvimento de soluções digitais com foco na gestão tributária das empresas, apesar do volume de detalhamento de dados pessoais ser irrelevante e não necessário para a eficiência das soluções, há possibilidade de anonimização, além de outras medidas básicas que reforçam a segurança da informação.

Um ponto importante é que as regulações sempre existirão, então um diferencial é saber utilizá-las como alavancas da confiabilidade dos usuários, considerando-as desde a concepção e na medida certa, para que seus custos sejam mitigados pela sinergia de suas funções com os objetivos da solução desenvolvida.

 

 

9. Priorização de iniciativas

Um dos desafios mais relevantes de projetos de inovação em impostos é a priorização das iniciativas. A tecnologia oferece oportunidade de resolver uma série dos muitos desafios que enfrentam as empresas quando o tema é gestão fiscal.

Mas a complexidade da legislação e as particularidades de cada negócio faz com que algumas soluções que geram resultado relevante para uma empresa, podem não fazer o mesmo para outra. Em uma primeira análise, por exemplo, não parece me fazer sentido investir um um RPA (robô) para envio de SPED, se minha empresa opera apenas um estabelecimento.

Nesse sentido, diante das ofertas de soluções e caminhos, uma tarefa importante é saber em qual iniciativa investir os recursos da empresa.
Para isso, nossa primeira recomendação é estar atento ao que a empresa (acionistas, conselho, etc) esperam de você naquele ano e nos demais (ganhar mercado ou rentabilizar investimento, gerar caixa ou investir). Procure priorizar iniciativas que colaborem com os objetivos estratégicos do negócio.

Adote o modelo ágil. Ele te permitirá investir em iniciativas que gerem valor para a empresa desde o primeiro sprint, e proporcionará colher os feedbacks dos usuários corporativos para ajudar na priorização.

Evite projetos grandes e cheios de requisitos, que procuram resolver de uma vez só problemas antigos e complexos. Eles dificilmente chegam ao final com sucesso e geram o resultado esperado.

 

10. Adoção do modelo ágil

Segundo uma pesquisa* da Gartner®, 70% a 80% dos projetos de Business Intelligence (BI) falham. A maior parte das causas foi apontada nessa série, que estará disponível no blog da Nutax.

Adicionalmente, sabemos que os negócios estão sendo obrigados a inovar cada vez mais rápido e, portanto, premissas e regras válidas em um momento podem mudar no dia seguinte. Assim, os projetos e soluções precisam estar prontos para acompanhar essa velocidade sem se tornarem gargalos.

É exatamente nesse contexto que surgem as metodologias ágeis. Projetos de BI desenvolvidos sob esses métodos driblam a maior parte dessas dificuldades, pois realizam entregas em ciclos menores, já agregam valor ao cliente, mas permitem a reformulação e adequação da solução conforme experiências práticas. Dessa forma, o tempo, o investimento e o resultado final serão mais fiéis às reais necessidades do momento.

Você enfrenta ou já enfrentou dificuldades em utilizar métodos tradicionais em projetos de inovação?

Para desenvolver o seu projeto de BI tributário com metodologia ágil, nossa dica é contar com ajuda dos especialistas da Nutax, e ganhar um tempo valioso! Nossa sugestão é iniciar o projeto com um MVP (Mínimo Produto Viável) que servirá como um protótipo, possibilitando a experiência de um ciclo do projeto (construir-medir-aprender), com o mínimo de esforço e tempo.

 

E você, já teve um projeto impactado por algum desses desafios acima?

Conta para a gente a sua experiência!

 

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*fonte¹: Gartner
*fonte²: Pesquisa Garter

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